Identificación de la Norma : LEY-18845
Fecha de Publicación : 03.11.1989
Fecha de Promulgación : 19.10.1989
Organismo : MINISTERIO DE JUSTICIA

ESTABLECE SISTEMAS DE MICROCOPIA O MICROGRABACION DE
DOCUMENTOS
La Junta de Gobierno de la República de Chile ha
dado su aprobación al siguiente
Proyecto de ley


Artículo 1°.- Para los efectos de esta ley,
microforma es cualquier alternativa de formatos de
películas fotográficas, microfilmes u otros elementos
análogos que contengan imágenes de documentos originales
como producto del proceso de microcopia o micrograbado y
que sean susceptibles de ser reproducidos.
El mérito probatorio de las microformas que se
obtengan, se regirá por las disposiciones de esta ley.

Artículo 2°.- El método que se emplee deberá
garantizar, en una medida equiparable a la de los
documentos originales, la duración, indelebilidad,
integridad, legibilidad y fidelidad de las microformas
que se usen y la obtención de copia fiel de los
documentos microcopiados o micrograbados.

Artículo 3°.- El proceso de microcopia o
micrograbado de documentos pertenecientes a la
administración pública centralizada y descentralizada y
de registros públicos deberá hacerse en presencia del
funcionario encargado del archivo o registro respectivo,
quien actuará como ministro de fe.
La microforma respectiva deberá comenzar
reproduciendo un acta de apertura, en la cual se dejará
constancia de la fecha de la diligencia, de la identidad
del ministro de fe y de una declaración de éste relativa
al estado de conservación del o de los documentos
originales, con indicación de cualquier observación
acerca de enmendaduras, raspaduras, adiciones,
apostillas, entrerrenglonaduras y otras alteraciones que
puedan apreciarse a simple vista en el documento
original y que no se encontraren salvadas en éste.
La microforma deberá reproducir como término de ella
un acta de cierre emanada del ministro de fe, en la cual
se estamparán la firma y un signo, sello o timbre
indeleble y auténtico de dicho funcionario. El original
de ambas actas se mantendrá en el archivo o registro
respectivo.
Al procederse a la microcopia o micrograbado de
documentos pertenecientes a archivos o registros
públicos en que la ley ordene o permita practicar
anotaciones marginales, el funcionario que tenga a su
cargo el archivo o registro deberá abrir una sección
especial de los libros o protocolos que lo formen. En
dicha sección se practicarán las anotaciones marginales
que habría correspondido hacer en los registros
originales que se destruyan. El método de microcopia o
micrograbado deberá consultar en las respectivas actas
de cierre, las referencias necesarias a la sección
especial de los libros o protocolos antes aludidos y al
índice a que se refiere el inciso siguiente, que
permitan establecer la existencia de las anotaciones
marginales que se hayan practicado o que se puedan
practicar en el futuro.
Las microformas y los originales de las actas de
apertura y cierre a que aluden los incisos segundo y
tercero de este artículo se conservarán en poder del
funcionario que tenga a su cargo el archivo o registro
público que corresponda y formarán parte integrante de
dicho archivo o registro. Para mantener la unidad de
éstos, el proceso de microcopia o micrograbado deberá
contemplar los medios técnicos adecuados para llevar el
índice de las partidas o inscripciones y para remitirse
a las inscripciones, cancelaciones y anotaciones
marginales y demás actuaciones relacionadas con unas u
otras, existentes al tiempo de procederse a la
microcopia o micrograbado o que se practiquen con
posterioridad a ella.
En caso de pérdida o extravío de las actas de que
trata este artículo, se procederá a su reconstitución
conforme al procedimiento que deba seguirse para análoga
situación respecto de los documentos originales que
integren el archivo o registro que corresponda.
La impugnación de las microformas y la de sus
reproducciones se sujetarán a las prescripciones del
derecho común sobre impugnación de documentos. Servirán
como medio de prueba de su autenticidad o integridad las
actas de que trata este artículo.

Artículo 4°.- Las microformas de las documentos
aludidos en el artículo anterior, y hechas en
conformidad a esta ley, tendrán, para todos los efectos,
el mismo mérito del documento original.
En los casos en que los documentos originales no se
hayan destruido y si hubiere diferencias entre éstos y
sus microformas, se estará al documento original.

Artículo 5°.- Las microformas y sus copias
pertenecientes a archivos privados, tendrán el mismo
mérito que los documentos originales, a condición de que
se cumplan los siguientes requisitos:
a) La microcopia o micrograbado deberá haber sido
efectuada por alguna de las personas o entidades
inscritas en el registro respectivo y que cumplan con
los requisitos que se establezcan de acuerdo a lo
dispuesto en el N°. 1, del artículo 9°. de la presente
ley, y
b) Deberá darse cumplimiento a lo dispuesto en los
incisos segundo y tercero del artículo 3°.
Las letras de cambio, pagarés a la orden, cheques,
certificados de depósito y cualquier título de crédito o
de inversión, sólo podrán hacerse valer invocando el
documento original, sin perjuicio de las disposiciones
que autoricen la obtención de un segundo ejemplar en los
casos de extravío, hurto o pérdida del original. En
tales eventos, servirá como segundo ejemplar una copia
autorizada de su microforma, si la hubiere.



Artículo 6°.- Queda prohibida la destrucción de todo
documento de valor histórico o cultural, aunque haya
sido microcopiado o micrograbado. Se entenderá que
tienen tal carácter aquellos a que se refiere el inciso
primero del artículo 3° de esta ley y respecto de los
cuales el Conservador del Archivo Nacional ejerza el
derecho de oposición que establece este artículo.
La prohibición señalada en el inciso anterior se
hace extensiva a los documentos pertenecientes a los
archivos privados que hubieren sido declarados
monumentos nacionales de conformidad a la ley, o a cuyo
respecto el Conservador del Archivo Nacional señale
fundadamente la necesidad de preservarlos por su valor
histórico y cultural y manifieste su oposición a la
destrucción.
Salvo la documentación referida en los incisos
anteriores y en el artículo 7°, podrá procederse a la
destrucción de los demás documentos que sean
microcopiados o micrograbados de conformidad a esta ley,
una vez transcurridos diez años desde la fecha de la
microcopia o micrograbado si se trata de instrumentos
públicos o cinco años si fueren instrumentos privados.
Con todo, para la destrucción de documentos
pertenecientes a archivos o registros públicos, será
necesaria la notificación mediante un aviso que se
publicará en el Diario Oficial con una anticipación
mínima de sesenta días respecto de la fecha fijada para
la destrucción y de noventa días respecto de los
documentos pertenecientes a un archivo privado. En el
aviso deberá indicarse dicha fecha, así como una breve
descripción genérica de los documentos y de su fecha o
período en que se emitieron. Cualquier persona que
tuviere interés, en ello, podrá, a su costa, obtener
certificaciones vinculadas con los documentos y copias
del mismo antes que se proceda a su destrucción.
Dentro de los plazos indicados en el inciso
precedente, el Conservador del Archivo Nacional podrá
examinar los documentos y oponerse a su destrucción.
Deducida esta oposición, el Archivo Nacional estará
obligado a recibir para su custodia los documentos
comprendidos en ella. Estas exigencias y el plazo
señalado no regirán para los documentos a que alude el
decreto con fuerza de ley N° 5.200, de 1929, del
Ministerio de Educación Pública, como tampoco para la
documentación de las municipalidades, aun cuando no se
halle contemplada en él. Al invocar respecto de los
documentos mencionados la facultad de oposición que le
concede la presente ley, el Conservador del Archivo
Nacional podrá disponer, en caso necesario, que ellos se
mantengan bajo la custodia de los correspondientes
servicios y en sus propios locales.
Corresponderá exclusivamente al Conservador del
Archivo Nacional decidir sobre la conservación o
destrucción de los documentos que estén en su poder.
Las penas establecidas en el artículo 242 del Código
Penal no se aplicarán si los documentos destruidos han
sido previamente microcopiados o micrograbados y se ha
dado cumplimiento a lo dispuesto en este artículo.

Artículo 7°.- Mientras se encuentren pendientes los
plazos establecidos en el artículo 200 del Código
Tributario, será aplicable lo dispuesto en el N° 16 del
artículo 97 del mismo texto legal, respecto de la
pérdida o inutilización de los libros de contabilidad o
de los documentos que se señalan en esta última norma,
aun cuando ellos estén microcopiados o micrograbados.
Con todo, los Directores Regionales del Servicio de
Impuestos Internos, en el ámbito de su competencia
territorial, podrán autorizar la destrucción de dichos
documentos antes del transcurso de los plazos
mencionados, siempre y cuando se proceda previamente a
su microcopia o micrograbado de acuerdo con esta ley y
con las normas generales que establezca el Director
Nacional, sin perjuicio de las que, para cada caso
particular, estime conveniente fijar el Director
Regional respectivo.

Artículo 8°.- La falsificación de las microformas,
así como el uso malicioso de ellas o duplicados
falsificados, se castigarán de acuerdo a los párrafos 4
y 5 del Título Cuarto del Libro Segundo del Código
Penal.

Artículo 9°.- Facúltase al Presidente de la
República para que dentro del plazo de ciento veinte
días contado desde la publicación de esta ley, y
mediante uno o más decretos expedidos por intermedio del
Ministerio de Justicia:
1.- Dicte disposiciones sobre el registro a que se
refiere la letra a) del artículo 5°; sobre la autoridad
encargada de tal registro; la forma, requisito y
periodicidad de la inscripción, que no podrá ser
inferior a dos años ni superior a cinco; las causas de
suspensión y exclusión del registro, y las personas que
podrán actuar como ministro de fe para los efectos de lo
establecido en dicha norma, y
2.- Determine los requisitos del método de
microcopia y de micrograbado que deberá emplearse; sus
aspectos técnicos; la forma de proceder a la microcopia
y micrograbado y de conservar y reproducir las
microformas, y de destruir los documentos originales.

NOTA:
El artículo único de la LEY 19078, publicada el
09.09.1991, ordenó renovar las facultades otorgadas al
Presidente de la República en virtud del presente
artículo por el plazo de un año.
NOTA 1:
El DFL 4, Justicia, publicado el 30.12.1991, dictó
las normas sobre el registro, requisitos de la
microcopia y micrograbado de documentos de acuerdo a
lo dispuesto en este artículo.



Artículo 10.- Las disposiciones de esta ley se
entenderán sin perjuicio de lo dispuesto en otras leyes
de carácter especial dictadas sobre las mismas materias.
Igualmente las disposiciones de esta ley no importan
modificaciones de otras leyes que establezcan
obligaciones específicas de conservación de documentos,
distintas de las establecidas en este cuerpo legal. No
obstante, las entidades mencionadas en el artículo 14
del decreto con fuerza de ley N° 5.200 de 1929, del
Ministerio de Educación Pública, cumplirán legalmente su
obligación de conservar los documentos encargados a su
custodia manteniendo las microformas por todo el tiempo
que fije dicho cuerpo legal. Quedan facultadas esas
entidades para proceder a la destrucción de los
documentos originales, con las limitaciones y de acuerdo
al procedimiento que establece la presente ley.
Siempre que leyes especiales dispongan que ciertos
documentos deben ser conservados por una determinada
entidad, se entenderá que las microformas originales de
tales documentos deben ser conservados por la misma
entidad.
Las entidades sujetas a la superintendencia
directiva, correccional y económica de la Corte Suprema
podrán acogerse a las disposiciones de la presente ley,
previa autorización de dicha Corte.

JOSE T. MERINO CASTRO, Almirante, Comandante en Jefe
de la Armada, Miembro de la Junta de Gobierno.- FERNANDO
MATTHEI AUBEL, General del Aire, Comandante en Jefe de
la Fuerza Aérea, Miembro de la Junta de Gobierno.-
RODOLFO STANGE OELCKERS, General Director, General
Director de Carabineros, Miembro de la Junta de
Gobierno.- SANTIAGO SINCLAIR OYANEDER, Teniente General
de Ejército, Miembro de la Junta de Gobierno.
Por cuanto he tenido a bien aprobar la precedente
ley, la sanciono y la firmo en señal de promulgación.
Llévese a efecto como ley de la República.
Regístrese en la Contraloría General de la
República, publíquese en el Diario Oficial e insértese
en la Recopilación oficial de dicha Contraloría.
Santiago, 19 de octubre de 1989.- AUGUSTO PINOCHET
UGARTE, Capitán General, Presidente de la República.-
Hugo Rosende Subiabre, Ministro de Justicia.
Lo que transcribo a Ud. para su conocimiento.- Le
saluda atentamente a Ud.- Luis Manríquez Reyes,
Subsecretario de Justicia.